OpenDelib

ACROPOLIS GESTION DES ACTES ET DES DELIBERATIONS

La « Révolution numérique » (Consumérisation, Collaboration, Mobile, Cloud, Opendata) au sein des collectivités territoriales et des administrations impacte leur organisation. Par conséquent, elle nécessite une réflexion nouvelle, plus transversale sur leurs procédures en terme d’organisation et d’évolution du système d’information interne, externe ou hybride. OpenDélib est conçu dans ce contexte. Il capitalise ainsi sur le savoir-faire métier en privilégiant « l’expérience utilisateur » en terme d’usage et d’ergonomie. De plus, il capitalise sur l’ensemble des solutions et technologies Microsoft.

L’objectif est d’intégrer dans la solution OpenDélib le meilleur de l’IT ainsi que des savoir-faire en développement d’application professionnelle des partenaires Microsoft. Voici ses principales fonctionnalités :

• Ergonomie Moderne UI/responsive design : elle est totalement paramétrable avec un accès multi devise, des solutions d’E-Mobilité. L’installation se fait au choix, sur le site de la collectivité avec des solutions Full cloud souverain ou Hybride
• Planification et pilotage collaboratif : il s’agit du paramétrage et de la gestion dans le workflow graphique de la position des documents dans les circuits. Vous retrouverez également la gestion des exceptions et des interventions manuelles d’urgence (traçabilité associé)
• Gestion des projets de délibération : avec des informations génériques ainsi que des champs personnalisables (rédaction assistée avec des modèles paramétrables, une génération automatique ; typage des projets ; gestion des pièces annexes)
• Gestion des incidences financières : des tiers et annexes
• Gestion de l’ordre du jour : des sessions d’assemblée(s) délibérante(s) des commissions et des séances

• Validations : avec des circuits d’élaboration et de validation des projets de délibération (visa et signature électronique)
• Saisie des votes : avec un connecteur et toutes ses solutions de vote électronique. Retrouvez également la saisie des débats
• Génération automatique des documents réglementaires
• Convocation légale des élus et acteurs
• Transmission au contrôle de Légalité dématérialisé : connecteur pour tous les tiers de la télétransmission
• Edition des recueils administratifs : paramétrable aux couleurs de la collectivité
• Puissante recherche multicritère et fulltext : vous retrouverez les statistiques, un tableau de bord ainsi que l’indicateur de performance s’appuyant sur les solutions Microsoft incluses dans SQL Serveur, Windows Serveur, IIS
• Alertes de prévention : sur les différents évènements et les retards (conditions paramétrables)

ADMINISTRATION DE LA SOLUTION ET SON PARAMETRAGE :

• Gestion dans la solution et/ou couplage AD/LDAP : vous retrouverez la gestion multi-entité et multi-site, la gestion fine des utilisateurs et des droits (par profil ou individuel) ainsi que la gestion des élus et des acteurs de la collectivité (liste, commission…). Cette dernière est inclue dans la solution de base, dans le cadre d’une gestion avancée des contacts/tiers/partenaires.
• Gestion de l’organisation Pôles/Direction/Services de la collectivité avec un outil de réorganisation rapide

• Paramétrage : il se fait par table avec un interface administrateur Web et Mobile
• Numérotation : automatique et configurable des délibérations, acteurs, documents (arrivée, départ, interne)
• Archivage électronique : vers la GED SharePoint, Alfresco avec un système d’archivage électronique (SAE)
• Publication : vers les Intranets/Extranets et internet (portail citoyen avec un accès des administrés)

OpenDélib sera donc la genèse d’un travail d’équipe public/privé mêlant savoir-faire métier et mise en œuvre ainsi que le développement en solution IT. Déposé sous licence libre, il répond parfaitement aux besoins des administrations publiques et privées (en terme de gestion dématérialisée des actes administratifs).

OpenDélib permet de garantir une transition numérique pour le suivi précis des actes, l'optimisation, le pilotage, la gestion des circuits de validation et de transmission des actes au contrôle de légalité en toute sécurité, tout en laissant au service des assemblées la reprise en main en cas d’urgence par « Pilotage » manuel.